Kvalitetsleder Jørn Kildedal begynte å jobbe med overgangen til det internasjonale kvalitetssystemet ISO i september 2020. Som tittelen sier, er kvalitetslederen spesielt opptatt av og ansvarlig for, nettopp bedriftens kvalitet. Nå er sertifiseringen snart i boks.

– ISO er en internasjonal standard for kvalitet. Tidligere har vi hatt Equass, men det fokuserer mest på det menneskelige og kvaliteten rundt den tjenesten vi tilbyr deltagerne. Equass står for Europeisk Kvalitetssikringssystem for Sosialtjenester. Det er stort sett de som driver med sosiale tjenester som vet hva det er. For eksempel de som driver sykehjem, eller de som tilbyr tjenester som VTA og VFT, og de som forholder seg til NAV. Equass er ikke like kjent som ISO. Sistnevnte handler også om det sosiale, men det handler også om produksjon, kvalitet og rutiner, egentlig alt vi driver med i bedriften. ISO er mer anerkjent og kjent. Alle bedrifter som driver med produksjon vet hva ISO er.

ISO 9001 er et ledelsessystem. Ledelsen skal hele tiden ha kontroll på alt vi gjør av tjenester, instrukser, regler, reglement fra NAV og kvalitet. Ledelsen må gå gjennom dette hvert år. Vi må ha en plan for hvordan vi ivaretar og kontrollerer tjenester og ikke minst hvordan vi retter opp hvis det er noe som ikke fungerer. Vi følger et årshjul for de ulike kontrollene.

– Vi skal sette rutiner, vi skal kontrollere, vi skal evaluere og så skal vi rette opp det som ikke fungerer og utvikle det som kan gjøres bedre.

– I dette kvalitetssystemet må vi også følge med på det som skjer rundt oss. Vi må se bedriften i en større kontekst. For eksempel så må vi følge med på hva som skjer i politikken, lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Vi må også forholde oss til hva tenker NAV fremover. Vi må stille oss selv spørsmål som: Kan vi miste noen tjenester eller er det tjenester som vi kan gjøre annerledes? Hva tenker kundene fremover? Er det noe som kan påvirke dem som igjen kan påvirke oss? Sånne ting må vi se litt bredere på nå. Hvis rammefaktorene eller ytre ting endrer seg, så må vi også endre oss sånn at ikke vi mister noe av inntektene og tjenestene våre. Vi må følge med på ytre ting, og justere tjenestene våre deretter. Vi må følge med i tiden slik at vi er rustet til å endre tjenestene, fokuset eller rutinene våre.

Hvorfor ville KSI bytte til ISO?

– Vi er godkjent av NAV med det systemet vi har, men vi syns det var veldig krevende å fokusere på bare en av tjenestene vi driver, altså å bare fokusere på sosialtjenesten. De krever mye dokumentasjon. Hvis ikke ting var i orden måtte de komme tilbake for å sjekke at det var fikset. Det var mer komplisert enn ISO. Revisorene fra ISO tar stikkprøver, de skal sjekke at vi har rutiner og at vi generelt sett følger med. De trenger ikke se alt, men de ser fort at vi har et system som fungerer.

– Som nevnt er dette kvalitetssystemet mer anerkjent. De fleste vet hva ISO er. En annen fordel er at fremtidige leverandører kan kreve at vi er ISO-sertifisert. Equass er det stort sett bare NAV som krever, men NAV sier at vi kan velge hvilket system vi bruker. Når vi har ISO er vi godkjent av NAV, pluss at vi kan bli godkjent av leverandører og andre vi gir tjenester til.

– Det er resertifisering hvert tredje år, men vi må rapportere inn hvert år i forhold til den planen vi har gitt til ISO. Vi må sende inn en årssertifisering, altså en intern revisjon. Vi må bestemme oss og lage en plan på hva vi skal satse på. I år har vi satset på å revidere VTA. Neste år skal vi revidere produksjon.

– Jeg har jobbet med dette siden september 2020. Vi har besøkt våre søskenbedrifter IME Verksted og Spekto i Lindesnes kommune. De gikk over til ISO og var veldig fornøyde. De gav oss tips og råd. Etter det kontaktet vi revisoren og sa at vi var interessert. Vi la en plan på når vi måtte ha dette klart og hvor lang tid det tok før de kunne godkjenne oss. Det er flere andre som har gått over til ISO på grunn av enkelthet og at det er litt større omfang på systemet. Nå får vi med hele produksjonen, kantine, sosialhjelpsprosjektet, Jobbfrukt, bakeriet og generelt alle tjenester vi tilbyr.

Hva er status nå?

– Status er at det var revisjon 21. januar. Da var det bare tre punkter vi måtte videreutvikle og de har jeg gjort. Jeg sendte inn siste observasjon, som det heter, på fredag med nye rutiner. Dette må gjennomgåes for å se at det er greit. De kommer ikke fysisk og sjekker det. Det er det som er så fint, de trenger ikke komme tilbake. Dette går på et web basert system hvor jeg bare sender inn det de har bedt om. Når de er fornøyde så får vi godkjennelsen. Da får vi tilsendt et ISO-sertifikat som er gyldig til 2024. Deretter må vi resertifisere for å bli godkjent igjen. Vi får også tilsendt ISO-logoen og et spesielt godkjenningsnummer. Vi satser på å få det før mars. Vi fikk frist til 1. april med å rette opp i de tre punktene, så det holder jeg nå på med.

Hvordan har du jobbet med sertifiseringen?

– Jeg har fått ISO-håndboken som sier hvordan vi skal gå frem og hvilke rutiner vi må lage i forhold til den standarden. Som nevnt fikk jeg litt hjelp fra både IME Verksted og Spekto. Jeg har også spurt deltagere og arbeidsledere om innspill og vi har gått gjennom systemet for å se om vi fanger opp alt det vi skal. Vi har forenklet avviksbehandlingen.

– Vi har jo alltid hatt risikovurdering på maskiner, og dokumenter på opplæring av maskiner. Bakeriet er nytt, så jeg måtte kartlegge en del på bakeriet, slik at dette også blir implementert i kvalitetssystemet.

– Siden vi er miljøfyrtårnsertifisert trenger ikke ISO å fokusere så mye på miljø. Miljøfokuset er ivaretatt og vi skal resertifisere oss som Miljøfyrtårn før første mai. Det er også mye jobb og en stor prosess.

Jørn har kartlagt hele bedriften og lagd prosesskart på VTA, KSV – skolematprosjektet, varelevering, Jobbfrukt og kantine. Mange av rutinene fantes fra før, men denne oversikten vil lette rutinene. Nå får arbeidsledere mer ansvar for å følge det opp. De ulike fagfeltene innad i bedriften og kvalitetsleder jobber for det samme kvalitetssystemet.

Kvalitet for deltagerne i VTA

– Når det er oppstart for en ny deltager, skal vi ha en handlingsplan. De skal gjennom et informasjonssystem som jeg har. De får informasjon om rutiner, arbeidsreglement, branninstruks, HMS og alt det som følger med på en arbeidsplass. Vi må følge alle lovene ifølge arbeidsmiljøloven. Innen fjorten dager skal handlingplanen være klar og den sender jeg til NAV.

– Når deltagerne er nye, bruker de gjerne det første halvåret til å sette seg inn i rutiner og så evaluerer vi handlingsplanen. Fra 8. februar skal jeg ha medarbeidersamtaler med 46 deltagere, det tar ca 2,5 uker med alle.

– Nå har vi også lagd en risikoanalyse for de i VTA. Vi må tenke på alt som kan gå galt og hvor stor fare det er for at noe kan gå galt og konsekvensene av det. Vi har ikke hatt risikoanalyser for VTA før. Vi har hatt det for maskiner, helse og miljø, men ikke for kvaliteten på VTA. Hva skjer hvis vi ikke sender inn handlingsplan eller har medarbeidersamtaler? Da kan vi miste godkjenningen vår. Hvis vi mister godkjenningen, har vi ikke noe å gjøre. Det har ikke vært noe problem til nå, vi er i en god dialog med NAV.

– Vi har et godt system. Deltagerne får et ark med spørsmål de kan se på forhånd for å forberede seg til medarbeidersamtalen. Her skal vi kartlegge hvordan de trives, om de er fornøyde med arbeidsledere, om de er fornøyde med oppgaver og tilrettelegging av oppgaver. Deltagerne får være med å bestemme handlingsplanen sin.

– Under medarbeidersamtaler spør jeg om de har lyst til å prøve seg i praksis – det er et krav at vi skal spørre om det. De har mulighet til å få seks måneders permisjon fra KSI uten å miste plassen sin. Nå er det såpass mange unge at jeg tenker at vi må prøve å få noen av dem ut i en ordinær jobb slik at de ikke er her på KSI hele arbeidstiden sin. Noen vil ikke for de trives så godt her. Jeg spør hvert år om de vil prøve seg i praksis, men vi kan ikke tvinge dem.

– De ansatte må også kvalitetssikres. Vi må vise at arbeidsledere følger opp det de skal i forhold til deltagere. De må følge med på handlingsplan og de er med på å tilrettelegge for deltagerne. Og alt det andre rundt HMS, kvalitet og prosesser.

KSI hadde veldig mye av rutinene på plass, men denne sertifiseringen kan gi oss fordeler når fremtidige kunder skal velge leverandør. Samtidig er det godt å ha oversiktelige dokumenter på alle prosesser som skjer i bedriften. Kvalitet er viktig.

– Det er ulike ISO-standarder, men vi har gått for ISO-9001 – ledelse og kvalitet.